Traitements de données à caractère personnel

Conformément à la législation en matière de protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel, la Ville de Luxembourg précise que les opérations relatives à l’organisation de l’élection des représentants au Parlement européen relevant des attributions de la commune impliquent des traitements de données à caractère personnel.

Ces traitements sont opérés en application de la loi électorale modifiée du 18 février 2003, qui met à charge de l’administration communale des obligations légales dans le cadre de la mise en œuvre des opérations électorales.

Certains traitements sont encore nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’autorité publique dont la Ville est investie.

Les finalités poursuivies par les traitements opérés sont les suivantes :

• envoi d’un courrier d’information personnalisé en vue de l’inscription sur les listes électorales,
• tenue des listes électorales,
• gestion et suivi des demandes d’inscription sur les listes électorales,
• gestion et suivi des demandes d’admission au vote par correspondance,
• convocation des électeurs.

Les données, respectivement catégories de données qui font l’objet de traitements sont principalement les suivantes : données d’identification, adresses, date et lieu de naissance et le cas échéant la nationalité de l’électeur.

Les traitements concernent exclusivement les personnes physiques, majeures au jour des élections, lesquelles :

• résident sur le territoire de la commune,
• ne résident pas sur le territoire communal mais remplissent les conditions légales pour être admises comme électeurs aux élections européennes.

L’ensemble des traitements sont effectués en conformité avec le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le RGPD).

Les listes électorales sont permanentes et font continuellement l’objet de mises à jour. Les données qui font l’objet de traitements dans le cadre des demandes d’admission au vote par correspondance ainsi que les documents dans lesquels elles sont relevés sont en principe conservés jusqu’à tenue des prochaines élections européennes.

Sont destinataires de tout ou partie des données :

• les agents communaux en charge de la tenue des listes électorales et des opérations relatives à l’organisation des élections,
• les bureaux électoraux,
• le Ministre ayant l’Intérieur en ses attributions,
• le Ministre ayant les Affaires étrangères dans ses attributions,
• le cas échéant les États membres d’origine des électeurs inscrits.

Certaines des données sont susceptibles d’être communiquées à une société d’imprimerie, aux seules fins de la mise sous pli et du dépôt postal du courrier d’information en relation avec les élections. Cette société est soumise aux mêmes obligations légales en matière de protection des données à caractère personnel que l’administration communale de Ville de Luxembourg et toutes les mesures requises à son égard afin de garantir la préservation du caractère confidentiel des données ont été prises.

Les données ne sont pas transférées à destination de pays tiers.