Un assistant administratif (m/f) à temps partiel (80%)

L'Office social de la Ville de Luxembourg (ci-après dénommé « OSVdL »), établissement public, se propose d'engager :

un assistant administratif (m/f) - C1 à temps partiel (80%)

L'intéressé(e) sera engagé(e) sous le statut du salarié, groupe de traitement C1, sous-groupe administratif.

Votre mission :

• Assurer la bonne réception des clients de l’Office social ;
• Assister le personnel de l’Office social dans les tâches administratives.

Vos activités principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients ;
• Orienter les clients vers la bonne personne de contact ;
• Renseigner le programme « Nouveaux Offices Sociaux » avec les informations personnelles des clients ;
• Effectuer le classement de dossiers ;
• Contacter les clients dans le contexte de leurs rendez-vous ;
• Saisir et mettre en forme des documents (lettres, procès-verbaux, …) ;
• Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
• Indexer et archiver les dossiers clients, les comptes-rendus de séance, … ;
• Préparer les délibérations récurrentes du Conseil d'administration ;
• Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements, des formations et des réunions.

Votre profil:

• Avoir une expérience de 3 années dans une fonction similaire ;
• Avoir réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire du régime technicien ou avoir obtenu un diplôme d’aptitude professionnelle en agent administratif et commercial ;
• Maîtriser les outils informatiques de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Savoir gérer un standard à ligne multiple ;
• Savoir planifier et organiser son travail de manière autonome ;
• Avoir de bonnes connaissances des règles grammaticales du français.

Les pièces indiquées ci-dessous sont à joindre à la candidature :
1) Lettre de motivation
2) Copies des diplômes et certificats d'études
3) Curriculum vitae détaillé renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (c.-à-d. le numéro de matricule national ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Niveau de connaissances en langues parlées et écrites

En cas d'embauche, les documents suivants devront être fournis avant la conclusion du contrat:

1) Copie du diplôme,
2) Acte de naissance,
3) Copie de la carte d'identité ou du passeport,
4) Extrait récent du casier judiciaire (bulletin n° 3) (demande en ligne via le site
https://guichet.public.lu/fr/citoyens/citoyennete/certificat-casier-judiciaire/casier-judiciaire/extraitcasier-
judiciaire.html),
4) Copie de la carte d'identification de la Sécurité sociale du Luxembourg (matricule),
5) Certificat d'affiliation reprenant les occupations enregistrées au Centre commun de la Sécurité
sociale (demande en ligne du certificat d'affiliation via le site www.ccss.lu/certificats)