Schriftliche Stellungnahmen (Januar 2022)

FRAGE VON Guy Foetz

„Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin,

aufgrund der Gesundheitskrise wurde in den vergangenen Jahren vermehrt auf Telearbeit gesetzt. So hat die 8. Umfrage des Quality of work Index, die in Luxemburg zwischen Juni und September 2020 von der Arbeitnehmerkammer (Chambre des salariés) in Zusammenarbeit mit der Universität Luxemburg und dem Institut für angewandte Sozialwissenschaft infas unter 2364 Beschäftigten durchgeführt wurde, Folgendes ergeben:

– 52 % der Teilnehmenden verrichteten ihre Tätigkeit zumindest teilweise in Telearbeit und 57 % davon hatten noch nie zuvor von zu Hause aus gearbeitet;

– 33 % der Teilnehmenden arbeiteten regelmäßig im Homeoffice;

– im Jahr 2020 nutzten 36 % der Verwaltungsangestellten die Möglichkeit der Telearbeit, 2017 waren es im Vergleich dazu nur 10 %;

– Acht von zehn Befragten, die 2020 zumindest teilweise von zu Hause aus gearbeitet hatten, würden es begrüßen, ihre Tätigkeit auch nach der Gesundheitskrise zumindest gelegentlich in Telearbeit zu verrichten;

In dem Wissen, dass sich nicht jede Tätigkeit für Telearbeit eignet, dass die Anwesenheit der Beschäftigten für die Erbringung hochwertiger Dienste und die Aufrechterhaltung des sozialen Zusammenhalts oftmals unerlässlich ist, und dass das Einverständnis der Beschäftigten eine unbedingte Voraussetzung für die Telearbeit darstellt, würde ich gerne wissen, wie die Stadt Luxemburg das Thema Telearbeit im Rahmen der Coronavirus-Pandemie gehandhabt hat und in Zukunft handhaben will. In Anwendung von Artikel 9 der Geschäftsordnung des Gemeinderats (règlement d’ordre intérieur du Conseil Communal) möchte ich dem Schöffenrat deshalb folgende Fragen vorlegen:

– In welchen städtischen Dienststellen und bei welchen Tätigkeiten wurde 2020 die Möglichkeit der Telearbeit in Anspruch genommen?

– Wurden die nötige Ausstattung sowie die nötige Software zur Verfügung gestellt?

– Inwieweit waren die Bediensteten der Stadt Luxemburg in Telearbeit tätig und welches Feedback hat die Stadt von den Betroffenen erhalten?

– Waren Frauen und Männer in gleichem Ausmaß im Homeoffice tätig?

– Konnten bereits erste Lehren aus der Telearbeit während der Pandemie gezogen werden?

Wenn ja, welche?

– Will die Stadt Luxemburg auch nach der Gesundheitskrise verstärkt auf Telearbeit setzen?

Wenn ja, warum? Wenn nein, warum nicht?“

ANTWORT VON Bürgermeisterin Lydie POLFER

„Sehr geehrter Gemeinderat,

ich antworte gerne auf Ihr Schreiben vom 2. Februar 2021, in dem Sie mehrere Fragen zur Telearbeit bei der Stadt Luxemburg während der Coronavirus-Pandemie und zum künftigen Umgang mit diesem Thema gestellt haben.

Nachdem ich mich bei der Direction Ressources humaines (Direktion Personal) erkundigt habe, kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Die Stadt Luxemburg verfügt seit 2014 über eine Dienstordnung, die es Verwaltungsangestellten unter bestimmten Bedingungen und unter der Voraussetzung, dass sich die jeweilige Tätigkeit für Telearbeit eignet, ermöglicht, ihre Tätigkeit im Homeoffice zu verrichten. An der Ausarbeitung dieser Dienstordnung waren mehrere Verantwortliche der Gemeindeverwaltung und der Direction des ressources humaines sowie Vertreter/innen beider Stellen beteiligt.

Damit Beschäftigte, die ihren Wohnsitz in den Nachbarländern haben, die Möglichkeit der Telearbeit ebenfalls in Anspruch nehmen können, wurde die Dienstordnung 2020 angepasst – selbstverständlich unter Einhaltung der geltenden Steuergesetze und Rechtsvorschriften zur sozialen Sicherheit.

Während des Lockdowns von Mitte März bis Ende Juni 2020 waren zahlreiche Beschäftigte im Homeoffice tätig. Dadurch konnte gewährleistet werden, dass unsere Dienste auch während der Pandemie aufrecht erhalten bleiben.

Durch diesen Ausnahmezustand entstand ein umfangreicher und höchst interessanter Informations- und Erfahrungsschatz, der als Möglichkeit wahrgenommen wurde, ein umfassenderes Verständnis für die Herausforderungen und Chancen der Telearbeit zu gewinnen. Deshalb beauftragte der Schöffenrat im Juni 2020 das interne Krisenreferat mit der Durchführung einer Umfrage unter den Beschäftigten der Stadt, deren Ziel darin bestand, die Erfahrungen der Beschäftigten mit der Telearbeit im Detail zu erfassen und auszuwerten.

Auf der Grundlage der Ergebnisse dieser im Juli 2020 durchgeführten Umfrage, bei der 343 Personen befragt wurden, können die meisten Ihrer Fragen beantwortet werden.

1. Dienststellen und Aktivitäten, in bzw. bei denen 2020 Telearbeit in Anspruch genommen wurde

Die Umfrage hat gezeigt, dass im Jahr 2020 in 49 von 54 Dienststellen oder Direktionen zumindest eine Person im Homeoffice tätig war. Der Service Technologies de l’information et de la communication (Dienststelle Informations- und Kommunikationstechnologien, TIC) hat jedoch für jede städtische Dienststelle zumindest einen VPN-Zugang eingerichtet.

In Anspruch genommen wurde die Telearbeit zwischen dem 16. März und dem 24. Juni 2020 von Bediensteten aus verschiedenen Bereichen, darunter unter anderem: Verwaltungsangestellte aller Art, sozialmedizinisches Assistenzpersonal, Erziehungs- und Betreuungskräfte, Dienststellenleiter/innen, Verantwortliche, Beschäftigte der Telefonzentrale, des IT-Supports und des Sekretariats, Analystinnen und Analysten, Front- und Backoffice-Mitarbeiter/innen, Buchhaltungskräfte, Übersetzungspersonal, Netzwerkleiter/innen, Koordinatoren und Koordinatorinnen und IT-Entwickler/innen.

2. Zur Verfügung gestellte Ausstattung und Software

77,6 % der Befragten gaben an, dass ihnen während des Lockdowns ein VPN-Zugang zur Verfügung stand; etwa die Hälfte der Befragten verfügte über einen Computer der Stadt Luxemburg, die restlichen Beschäftigten verwendeten ihren eigenen Computer. 38 % der Teilnehmenden stand laut eigenen Angaben ein Diensthandy zur Verfügung und 9 % ein Softphone. Die meisten Beschäftigten (etwa 54 % der Befragten) mussten jedoch im Rahmen der Telearbeit ihr privates Handy oder Festnetztelefon nutzen.

Es ist anzumerken, dass die Stadt Luxemburg ihren Bestand an Laptops seit der Durchführung der Umfrage erheblich aufgestockt hat, sodass nun einem Großteil der Nutzer/innen ein Dienstlaptop zur Verfügung gestellt werden kann.

Im Laufe des Jahres 2020 wurden wegen der Coronavirus-Pandemie an die 260 Laptops für die Telearbeit bereitgestellt.

Vor der Pandemie bestanden 330 VPN-Zugänge, darunter Zugänge für Beschäftigte im Homeoffice, aber auch für den Fernzugriff durch Administratorinnen bzw. Administratoren und Betreiber/innen von IT-Systemen, insbesondere für die Zwecke des Bereitschaftsdiensts. In den ersten beiden Wochen des Lockdowns richtete die Abteilung Informationssicherheit des Service TIC zusätzlich zu den bestehenden VPN-Zugängen 400 weitere Zugänge ein. Ende Juni 2020 waren es bereits 820 zusätzliche Zugänge.

Vor der Pandemie griffen pro Tag etwa 25 Personen gleichzeitig über einen VPN-Zugang auf die Infrastruktur der Stadt Luxemburg zu. Dabei handelte es sich um Bedienstete, die bereits vor der Pandemie im Homeoffice tätig waren. Während des wochenlangen Lockdowns wurde der VPN-Zugang von durchschnittlich 450 Personen pro Tag genutzt, wobei höchstens 400 Beschäftigte gleichzeitig über unsere VPN-Infrastruktur verbunden waren (gegenüber 25 Personen vor der Pandemie). Dies zeigt, dass sich die Anzahl der Nutzer/innen und der Zugriffe in dieser Zeit beträchtlich erhöht hat. In der zweiten Hälfte des Jahres 2020, also nach dem Lockdown, griffen täglich etwa 80 Personen über VPN auf die städtischen Server zu.

3. Anteil des im Homeoffice tätigen Personals

Während des Lockdowns erhöhte sich die Anzahl der Nutzer/innen durchschnittlich auf 280 Personen pro Tag, wobei während der Kernarbeitszeiten gelegentlich bis zu 450 Nutzer/innen gleichzeitig verbunden waren. Ab Mai 2020 verringerte sich diese Anzahl kontinuierlich und erreichte schließlich im August und September 2020 ihren Tiefststand. Ende Oktober/Anfang November wurde erneut ein beträchtlicher Anstieg auf etwa 200 Nutzer/innen pro Tag festgestellt.

4. Reaktionen der Bediensteten der Stadt auf die Telearbeit

Der Umfrage zufolge fühlten sich rund 78 % der Befragten wohl oder eher wohl im Homeoffice. Zu den am häufigsten angeführten Vorteilen zählten die positiven Auswirkungen aufgrund des entfallenden Arbeitswegs (Zeitersparnis, weniger Stress), eine verbesserte Konzentration zu Hause aufgrund weniger Arbeitsunterbrechungen sowie eine bessere Arbeitsorganisation und bessere Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben durch erhöhte Flexibilität. Der Mangel an direktem sozialen Kontakt und sozialem Austausch mit Arbeitskolleginnen und -kollegen sowie eine erschwerte Kommunikation im Team wurden als Hauptnachteile angeführt.

Das Feedback der Leiter/innen der verschiedenen Dienststellen und Teams zur Leistung der Beschäftigten im Homeoffice lässt sich wie folgt zusammenfassen:

– Am zufriedensten waren die Dienststellen- und Teamleiter/innen mit der Reaktionsschnelligkeit und Verfügbarkeit der Beschäftigten im Homeoffice. Die geringste Zufriedenheit bestand hinsichtlich der Kreativität, gefolgt von der Produktivität der Beschäftigten.

– Besonders wichtig erschien den Leiterinnen und Leitern die Festlegung klarer Richtlinien betreffend Zugänglichkeit, Arbeitszeiten, Vertretung abwesender Kolleginnen und Kollegen usw.

– Die Bereitstellung von Verfahren und Werkzeugen zur Leistungsüberwachung wurde ebenfalls für wichtig erachtet.

– Genauso wie die Bereitstellung geeigneter EDV-Ausstattung und Schulungen.

Die Beschäftigten erachteten folgende Elemente für die Steigerung ihrer Leistung im Homeoffice als wesentlich:

– geeignete EDV-Ausstattung

– abgetrennter und ruhiger Arbeitsort (wo sie sich ungestört konzentrieren können)

– Internetverbindung und VPN-Zugang

– für die Telearbeit geeignete Arbeitsmentalität und Arbeitsorganisation (Disziplin, klar festgelegte Arbeitszeiten, Engagement und Übernahme von Verantwortung für die eigene Arbeit)

– gute Kommunikation mit Arbeitskolleginnen und -kollegen, anderen Dienststellen sowie der Dienststellenleitung und gute Zugänglichkeit

– klare Festlegung der Aufgaben, Ziele und Arbeitsverfahren

5. Anteil der Frauen bzw. Männer, die Telearbeit in Anspruch genommen haben

An der Umfrage nahmen rund 40 % weibliche und 60 % männliche Nutzer/innen teil. Unter Berücksichtigung des Anteils der Männer (61,5 %) und Frauen (38,5 %) an der Gesamtzahl der Beschäftigten können keine großen geschlechtsspezifischen Unterschiede festgestellt werden.

6. Erste Lehren aus der Telearbeit während der Pandemie

Nach Auswertung der Umfrageergebnisse durch eine Arbeitsgruppe wurde der Schluss gezogen, dass das Experiment im Allgemeinen positiv verlaufen sei. Aufgrund der erwähnten Vorteile (Verkürzung des Arbeitswegs, bessere Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben) wird diese Arbeitsweise vom Personal geschätzt, sodass davon auszugehen ist, dass auch nach der Pandemie vermehrt Anträge auf Telearbeit gestellt werden. Auf technischer und organisatorischer Ebene gibt es in Bezug auf einige Aspekte noch Verbesserungsbedarf (Leistung, Zugänglichkeit, Kommunikation mit dem Team und Teamarbeit, Regeln für die Anwesenheit im Büro usw.).

Nicht zu vernachlässigen sind jedoch die Auswirkungen der Telearbeit auf den Zusammenhalt des Teams, die Teamführung und kreative Prozesse – Aspekte, bei denen die Telearbeit die Beschäftigten vor beträchtliche Herausforderungen stellt. Die Umfrage hat jedoch auch gezeigt, dass den Befragten diese Einschränkungen bewusst sind, und zwar sowohl den Verantwortlichen der Dienststellen als auch Beschäftigten, die nicht in leitender Position tätig sind. Zu den Empfehlungen der Arbeitsgruppe, die für die Auswertung der Umfrageergebnisse zuständig war, zählten eine eventuelle Festsetzung der Höchstdauer der Telearbeit auf zwei Tage pro Woche, eine Festlegung der Modalitäten, der Überwachung und der Regeln entsprechend den übertragenen Aufgaben vor Beginn der Telearbeit, eine technische Schulung im Umgang mit der für die Telearbeit benötigten Ausstattung und den Arbeitswerkzeugen (Software für Videokonferenzen, Softphone, Sharepoint, VPN-Verbindungen usw.) zusätzlich zur bestehenden Schulung sowie Anpassungen des Zeiterfassungssystems.

Nicht zuletzt leistete die Telearbeit einen wesentlichen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Dienste der Gemeindeverwaltung während der Gesundheitskrise, ohne die Beschäftigten den pandemiebedingten Gesundheitsrisiken auszusetzen.

7. Telearbeit nach der Gesundheitskrise

Die Ergebnisse der 2020 durchgeführten Umfrage gaben Anstoß zur Ausarbeitung einer neuen Dienstordnung für die Zeit nach der Gesundheitskrise und werden sicher in diese Regelungen einfließen. Es sind aber auch die künftige Entwicklung der nationalen Vorschriften zur Telearbeit, die Erwartungen und Einschränkungen der städtischen Dienststellen sowie die langfristige Vision des Schöffenrats zu diesem Thema zu berücksichtigen.

Um zusätzliche Informationen einzuholen und die künftigen Modalitäten der Telearbeit zu optimieren, wurde in der Zwischenzeit eine weitere Umfrage unter den Leiterinnen und Leitern der Dienststellen sowie den Mitgliedern des Schöffenrats durchgeführt. Bevor eine Neufassung der Dienstordnung bezüglich Telearbeit erfolgen kann, müssen die Ergebnisse dieser Umfrage dem Schöffenrat noch zur Diskussion und Beschlussfassung vorgelegt werden.

Da die Gesundheitskrise aktuell noch immer nicht ausgestanden ist und die neue Dienstordnung erst für die Zeit nach der Pandemie gelten soll, wurde ab dem 15. Juli 2021 eine Übergangsregelung eingeführt, die in Kraft bleibt, bis die Umstellung von den speziellen, seit dem 15. März 2020 aufgrund der Coronavirus-Pandemie geltenden Telearbeitsmaßnahmen auf die neue Regelung erfolgen kann.

Diese Stellungnahme beruht auf Artikel 25 des Gemeindegesetzes (loi communale) sowie auf Artikel 9 § 6 der Geschäftsordnung des Gemeinderats der Stadt Luxemburg (règlement d’ordre intérieur du conseil communal de la Ville de Luxembourg du 13 mai 2013) und gilt von nun an als schriftliche Antwort auf die gestellte Frage. Sie wird im analytischen Bericht und auf der Website der Stadt Luxemburg veröffentlicht.“